Gestão de Ocorrências e Reclamações
Neste tutorial vamos abordar a melhor forma de reportar e criar Ocorrências e Reportar Reclamações recorrendo ao ACELINK – Gestão de Manutenção.
O que é uma Ocorrência?
No ACELINK – Gestão de Manutenção, uma Ocorrência corresponde à introdução de informação relevante relacionada com situações dentro do edifício que envolvam pessoas como por exemplo Reclamações de Clientes, Incidentes variados e Acidentes de Trabalho, por exemplo. Desta forma, a passagem de informação é assegurada, assim como a atualização da mesma em tempo real.
Tutorial
1. Faça login na sua conta do Acelink e escolha a opção Ocorrências na barra lateral
2. Clique em Criar Nova Ocorrência
3. A página de Nova Ocorrência terá um aspecto simples, conforme a imagem, até escolher o tipo de Ocorrência que pretende reportar.
Selecione o Departamento e a Categoria a que pertence a Ocorrência para que possa aceder a todos os elementos a preencher.
Neste Tutorial vamos utilizar o exemplo demonstrativo de uma Reclamação num Hotel.
Ao Escolher a opção Falhas na Reserva, a página altera-se e o utilizador tem acesso a todos os campos de preenchimento.
NOTA: Todos os campos têm de ser configurados no Painel de Administração antes de poderem ser utilizados.
O Utilizador deverá preencher todos os campos com a informação necessária, indicada pelas setas vermelhas. No caso do exemplo abaixo, é informada a Localização, o número da reserva, a data de check-in, data de check-out, o nome do cliente reclamante, se é VIP ou não e a descrição da reclamação.
À semelhança das Ordens de Trabalho e Pedidos, é possível atribuir a outros Utilizadores do Acelink Software de Gestão de Manutenção. Poderá também carregar ficheiros necessários.
Caso a Reclamação ou Ocorrência apresentada exija algum serviço da Equipa de Manutenção, existe uma box que poderá ser selecionada para criar automaticamente uma Ordem de Trabalho. Neste exemplo assinalada pela caixa amarela.
Se necessitar de abrir uma Ordem de Trabalho à parte, veja aqui um Guia de Como Criar uma Ordem de Trabalho no ACELINK – Software de Gestão de Manutenção.
Por fim, basta clicar em Nova Ocorrência.
Parabéns!
A sua Ocorrência foi criada com sucesso e pode aceder à mesma através do separador Ocorrências Ativas.
Agora que a sua Ocorrência está criada, basta aceder ao Painel da mesma para ter acesso a toda a informação e estado do serviço.
Na zona VERMELHA concentram-se as informações relevantes que são preenchidas após a escolha de categoria.
Na zona AMARELA encontra a descrição da situação que levou à criação da Ocorrência.
Assinaladas a VERDE, estão duas abas:
- Seguimento: para inserir mais informações que ocorram no desenrolar da situação;
- Registo de Acesso: listagem de todos os utilizadores que acederam a esta Ocorrência. Disponível apenas para utilizadores com permissão.
Na zona AZUL, está o seguimento da situação por parte dos utilizadores envolvidos. Sublinhado a vermelho, poderá verificar que foi adicionado um ficheiro, neste caso uma confirmação de reserva.
Quando ficar concluída, no topo da Zona VERMELHA encontrará o botão Alterar Estado e basta clicar em concluída.
Mais simples é impossível!
