Como Criar uma Ordem de Trabalho no ACELINK
Neste tutorial vamos abordar a melhor forma de reportar e criar Ordens de Trabalho recorrendo ao ACELINK – Gestão de Manutenção.
Atribua o pedido a técnicos específicos ou outros usuários, escolha a prioridade e comunique de forma eficaz.
O que é uma Ordem de Trabalho?
No ACELINK – Gestão de Manutenção, uma Ordem de Trabalho corresponde a solicitações que necessitam de resposta dentro do edifício de forma a garantir a manutenção eficaz do mesmo. Os utilizadores com acesso ao software, conseguem criar Ordens de Trabalho para os diferentes Departamentos da sua Empresa e nele são especificadas as necessidades para a realização da mesma, a prioridade, os usuários e equipas técnicas, assim como materiais necessários.
Tutorial
1. Faça login na sua conta do Acelink e escolha a opção Ordens de Trabalho na barra lateral
2. Clique em Nova Ordem ou Pressione F1
3. No canto superior direito, existem 3 Abas.
A aba da Descrição refere-se à zona de preenchimento principal.
Utilize a Estrutura em Árvore para preencher automaticamente o local da avaria ou onde deve ser realizado o serviço de Manutenção. De seguida preencha os campos indicados a vermelho com as informações necessárias:
- Departamento a quem se destina a Ordem de Trabalho;
- Descrição da Ordem de Trabalho;
- Prioridade;
- Origem.
Na aba Ficheiros pode fazer o upload de documentos e imagens necessárias para melhor compreesnão do que é necessário ou apenas para registo.
Na aba Ordem de Trabalho, pode complementar a informação, caso necessite, com as seguintes opções:
- Comentários Extra,
- Agendamento
- Atribuir a Utilizadores específicos;
- Alertar Utilizadores por SMS ou Email;
- Adicionar contactos extra.
Parabéns!
A sua Ordem de Trabalho foi criada com sucesso e pode aceder à mesma através do separador Ordens Ativas.
Agora que a sua Ordem de Trabalho está criada, basta aceder ao Painel da mesma para ter acesso a toda a informação e estado do serviço.
Na zona AZUL pode escolher uma das opções:
- Concluir – este botão termina a Ordem de Trabalho;
- Ações – Permite-lhe Alterar ou Associar-se à Ordem de Trabalho;
- Alterar Estado – Pode escolher se a está Pendente, Aguarda Material, Requer Revisão, entre outras opções;
- Imprimir.
Tem ainda informação da Origem da Ordem de Trabalho (neste caso uma reclamação de Hóspedes) e a Prioridade (Urgente)
Na zona AMARELA tem a informação essencial da Ordem de Trabalho:
- Localização;
- O que é reportado;
- Departamento a executar o serviço;
- Usuário que criou a Ordem de Trabalho.
Na zona VERMELHA, consegue aceder várias abas para adicionar informação de relevo à Ordem de Trabalho assim como horário de agendamento da execução (caso seja adicionado na criação) assim como utilizadores associados à Ordem de Trabalho.
Abaixo, poderá aceder às especificidades de cada uma das abas disponíveis no Painel de uma Ordem de Trabalho Ativa no ACELINK – Software de Gestão de Manutenção.
Esta aba permite-lhe ler o seguimento do serviço. De cada vez que algum utilizador realiza alterações à Ordem de Trabalho, fica registado.
Registe os Materiais utilizados na realização do serviço. Desta forma, não só terá um valor real de custos contabilizado ao terminar a Ordem de trabalho, mas também terá maior controlo e alteração em tempo real dos stocks disponíveis dentro do edifício.
Esta opção é especialmente importante se tiver de recorrer a serviços de empresas externas à dua, pois conseguirá calcular os custos da Ordem de Trabalho referentes a Mão de Obra.
Aceda a um painel que lhe permite verificar a globalidade de custos na resolução da Ordem de Trabalho.
Adicione e aceda a todos os ficheiros adicionados à Ordem de Trabalho. Podem ser Imagens ou documentos.
Consulte uma lista de todas as vezes que foram abertas Ordens de Trabalho Relacionadas com o mesmo Equipamento.
Quando finalmente concluída, basta clicar no botão Concluir indicado na Zona Azul. Pode reconfirmar os custos e os materiais da Ordem de Trabalho e, caso necessário Reabrir a mesma.
